Årsavslutning

I forbindelse med årsavslutningen er det en del som skal på plass. Mye kan man gjøre allerede før nyttår, men, alt bør være på plass så fort som mulig i løpet av starten på nyåret.  

Tekst: VKST AS, Roy Magne Rødland

KUNDEFORDRINGER

Kundefordringer er en oppgave som må følges opp kontinuerlig gjennom hele regnskapsåret. I tillegg til å ha kontroll på hvem som skylder selskapet penger og i så fall, hvor mye, er det også viktig å gjøre en vurdering av sannsynligheten for at de ikke betaler. Dersom det er høy sannsynlighet at kunden ikke betaler, må man vurdere å sette av til tap. Har man purret og fremdeles ikke fått inn pengene, kan man føre et endelig tap og få igjen momsen og etterbetalt mva. Derfor er det viktig å følge opp kunder som ikke betaler og purre på disse.

AKSJONÆRREGISTEROPPGAVE

Aksjeselskaper skal levere inn en aksjonæroppgave innen utgangen av januar. Endringer i aksjekapitalen må innrapporteres. Det samme gjelder uttak fra aksjonærer, herunder utbytte og lån til aksjonærer. Det må også rapporteres om det i 2023 har forekommet et aksjeskifte. Frist for aksjonæroppgave er 31.01.24, men det kan gjøres når som helst i året. Det kan derfor gjerne gjøres i god tid før årsslutt.

VAREUTTAK AV EIER

Blir varer/tjenester tatt ut av eier, ledende eller ansatte må dette bokføres i regnskapet. Helst skal det bokføres forløpende. Om det ikke er gjort er fristen 31.12.

LØNNSINNBERETNING

Dersom det er utbetalinger til de ansatte som ikke er inkludert ved kjøring av lønn, er det viktig at dette blir informert om, før utgangen av året. Om man må gjøre ekstra lønnkjøringer neste år vil dette by på mye ekstra arbeid.

De vanligste tingene man må ha kontroll på er:

• Obligatorisk tjenestepensjon (OTP): OTP er arbeidsgiveravgiftspliktig, kontant-prinsippet følges.
• Elektronisk kommunikasjon i 2023: Kontroller at det er innberettet for alle ansatte som får dekket mobil, bredbånd, hjemmetelefon, etc. Beløpet som de ansatte skal innberettes for er kr. 4 392 for et helt år.
• Forsikringer: En oversikt over alle forsikringer virksomheten har på de ansatte, som gruppeliv, ulykke-, reise- og helseforsikringer. Forsikringene skal ikke innberettes i sin helhet, men er en bekreftelse fra forsikringsselskapet på innberetningspliktig andel av de ulike forsikringene. Forsikringsselskapene er som regel klare med sine tall i begynnelsen av november, som gir grunnlag for korrekt innberetning per person.
• Firmabil
• Reiseregninger/bompenger/fri kost og losji
• Reise hjem/arbeid
• Bonuser og personalrabatter (herunder rabatter fra tredjepart som selskapet er pliktig å holde kontroll på.)
• Lunsjordninger på jobben
• Styrehonorarer
• Stipend og rimelige lån
• Fagforeningskontingent
• Gaver
• Treningsavtaler for ansatte
• Fri barnehage
• Arbeidstøy
• mva

KJØRETØY

Benytter virksomheten seg av firmabiler må kilometerstand leses av på alle biler. Det er også viktig å informere om kjøretøy som ikke lengre er i bruk, eller om det har kommet ytterligere kjøretøy. På de nye kjøretøyene i år må man oppgi årsmodell og registreringsnummer. Om noen ansatte bruker sitt private kjøretøy i jobbsammenheng, leveres reiseregninger innen siste lønnkjøring i desember.

KASSEBEHOLDNING

Har du kontantsalg (både med kontanter og kort/Vipps), skal det foretas dagsoppgjør. Man må også gjøre en kassetelling pr 31.12. Frist dagsoppgjør, og opptelling av alle kontanter: 31.12.23.

VARETELLING

Dersom virksomheten har et varelager skal det leveres en varebeholdningsliste, som skal inneholde:
• Dato for varetellingen
• Hvem har utført oppgaven
• Antall av hver vare
• Alle varer som ikke kan selges (svinn)

Det må også oppgis en pris pr vare, men dette kan gjøres i etterkant.

Har du revisor må kontrollering av varetelling avklares med dem.

UTFØRT IKKE FAKTURERT ARBEID

Man må danne seg en oversikt over arbeid som er utført, men ikke fakturert, da dette må bokføres i regnskapet.

PÅLØPT IKKE MOTATT KOSTNADER

Man må også danne seg en oversikt over kostnader som gjelder 2023, som man ikke har mottatt faktura på, slik at man kan avsette for dem.

ÅRSOPPGAVER

Fra bank og forsikringsselskaper vil du motta årsoppgaver og aksjeoppgaver. Alle skal med i årsoppgjøret. VPS-oppgaver og årsoppgaver fra fond skal også leveres inn.

Vi i VKST ønsker dere alle en riktig god jul og et godt nytt år. Lykke til med siste innspurt.